办公室工作

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综合[编辑 | 编辑源代码]

  • 办公室系统处在做好全局工作的重要位置,必须发挥好职能和工作优势,强化责任担当,忠实履行使命,努力营造良好的发展环境。
  • 近年来特别是今年以来,全市办公室系统认真履行“三服务”职能,紧贴中心谋大事,围绕决策抓落实,较好地发挥了参谋助手、综合协调、督促检查、后勤保障等作用,有力保障了市委、市政府各项决策部署的贯彻落实,为全市经济社会发展作出了积极贡献。
  • 做好办公室系统工作,事关全局,责任重大。希望大家以这次会议为契机,紧紧围绕全市中心工作,履职尽责,开拓创新,奋力拼搏,努力开创办公室工作的新局面。
  • 我们的工作还有不少不尽人意的地方,在重要会议活动安排落实、领导干部外出请假报备、会风会纪、保密工作等方面,都还存在一些突出问题。对此,我们必须高度重视,认真分析,有针对性地加以研究解决。
  • 杨尚昆晚年回忆自己的中办主任生涯时曾说:“我在建国以后基本上就是起个‘听用’的作用。打麻将不是有一张可以当作任意一种牌使用的‘听用’吗?办公厅主任的工作也是‘听用’,党需要你干什么就干什么。” 他还说:“‘听用’起什么作用?我想大概起个甘草作用。甘草是中药里使用最广泛的一种辅药,一种调和药,一剂药里加上一点甘草,就能使这剂药更好地发挥疗效并减少副作用。过去,我常为一年四季忙到头、年终却总结不出几条成绩想不通,现在我体会到,起个甘草作用就是成绩。”

调研[编辑 | 编辑源代码]

  • 进一步强化调研工作,努力当好党委、政府的参谋助手。

文稿[编辑 | 编辑源代码]

督查[编辑 | 编辑源代码]

信息[编辑 | 编辑源代码]

  • 信息是反映一个单位工作的重要载体,是服务领导决策的重要依据。

突出问题[编辑 | 编辑源代码]


当前,信息调研工作中主要存在三个问题:

思想不重视、报送不积极[编辑 | 编辑源代码]

有些单位思想不重视,报送信息的积极性不高、数量不多,甚至不愿完成省市约稿任务。

选题不准、质量参差不齐[编辑 | 编辑源代码]

问题类信息,反映一般性问题多,工作指导性差;经验类信息,普遍存在挖掘不深入、特色不鲜明、总结不到位问题;紧急信息,主要是个别单位反映迟缓,报送不及时,超出报送规定时限,信息不完整,要素交代不清,内容遮遮掩掩,准确性、全面性差。

报喜多、报忧少[编辑 | 编辑源代码]

个别部门只报喜、不报忧,有的即便报了问题,也只是蜻蜓点水,大而化之。

工作要求[编辑 | 编辑源代码]


日常信息要多报送[编辑 | 编辑源代码]

信息是各部门单位宣传亮点工作、汇报重点工作、推动解决难点工作的有效载体。各级要充分利用好这个主渠、道,围绕中心、突出特色,总结经验、反映问题,全力做好日常信息报送工作。从今年以来党委信息采用情况看,有十几个单位长期不向市委报送信息,甚至提醒后报送的也不多。下级党委向上级党委报送信息,职能部门向本级党委报送信息,是一项基本的工作职责,也是一项纪律,不是哪一级哪一个部门想报不想报、愿报不愿报的问题。要严格考核,排出名次,表扬先进,通报落后。

紧急信息要重时效[编辑 | 编辑源代码]

对突发事件,敏感时间、敏感地点发生或涉及敏感人员的事件,以及可能演化为较大以上级别的事件,事发地党委、政府和市公安、安监、网络舆情等有关部门单位必须在事发后20分钟内将初步情况电话报告市委值班室、市政府应急办;详细情况书面报告时间最迟不超过2小时。各级各部门“一把手”对紧急信息报送工作“负总责”,是第一责任人,县市区“两办”主任和市直部门分管负责同志是直接责任人,负责信息工作的同志是具体责任人,对迟报、漏报、瞒报的,通报批评;对在紧急信息处理中玩忽职守、失职渎职、造成严重后果的,依法依纪追究责任。

工作力量要再加强[编辑 | 编辑源代码]

为加强和改进党委信息工作,中央和省、市委连续下发文件,要求各县市区党委建立专门信息工作机构,选配科级干部担任信息工作机构主要负责人, 市直各有关部门要保证有专人具体负责信息工作。近期,省委办公厅下发通知,将对文件贯彻情况特别是信息工作力量配备情况进行专项督查。各级各部门要按照要求,配齐配强信息工作机构和人员, 确保工作力量与承担的职责任务相适应。

精文简会[编辑 | 编辑源代码]

  • 进一步精文减会,严格审批把关,拿出更多精力抓落实、促发展。
  • 精简会议活动和文件简报,改进会风文风是落实中央八项规定精神的一项重要内容。
  • 经过近年来的持续整治,精文减会取得一定成效,但从近期基层反映看,还一定程度存在重复发文、层层发文,层层开会、无效陪会,以会议落实会议、以文件落实文件,简报满天飞等现象,导致基层疲于应付,拿不出更多精力抓落实、促发展。

精简会议[编辑 | 编辑源代码]


严格审批把关[编辑 | 编辑源代码]

以市委、市政府名义召开的会议,一律报“两办”审核把关;以市委或市政府名义召开的会议,按程序分别报市委办公室或市政府办公室审核把关;部门单位召开的会议,不得以邀请函的形式邀请市领导参加会议,确需市领导参加的重要会议,要书面向市委或市政府报告,由市委办公室或市政府办公室协调安排市领导出席。

严控会议数量[编辑 | 编辑源代码]

可用文件、电话等形式解决的问题,不召开会议;内容相近或相关联、时间靠近、与会人员重叠的会议,要套开、合并或接续召开;能以视频形式召开的会议不召开大规模聚集会议,召开视频会议时,一般不安排县市区相关负责同志到主会场参会。

严控会议规模规格[编辑 | 编辑源代码]

能由部门单位召开的会议,不以市委、市政府名义召开。各部门单位以市委、市政府名义召开的全市性会议,原则上每年不超过一次;一般只请分管市领导出席,没有安排议程的市领导原则上不陪会;会议承办单位不能要求与会议内容无直接关系的部门单位负责同志参加会议。除特殊情况外,不能要求党委、政府主要负责同志同时参加会议。

严格控制会议时间[编辑 | 编辑源代码]

  • 万达准时散会
     在万达,开会基本上是会议手册定的几点就会几点结束,极少有拖延开会时间的时候。
       这里,万达做到了三点:1.会议通知时就明确会议开始及结束的时间;2.合理安排切实可行的会议议程,明确每件事项的讨论时间;3.会议主持人必须有效调动与会人员的积极性和控制好会议时间。
       一个重要的事实是,在万达,只要王健林讲话,如果他说要讲1个小时,那基本上距离结束时间左右不会差5分钟,这点你做得到吗?
        说了你可能不信,对于一些重要的会议,有的与会发言者要提前预演,有时还不止一遍哦。在万达,几乎所有人都能做到说几分钟就几分钟,只会缩时。因此不管多长的会议,由于每个发言都很精准,所以准时散会就是一件很容易的事。除了有制度约束、规范,高层以及所有人的时间观念和责任意识至关重要。

保证会议发言质量[编辑 | 编辑源代码]

  • 万达开会发言只捞干货

万达开会从来没有空话、废话,开会是要解决问题的,不是来听你唠叨的。因此,万达会场经常会有发言和汇报被打断,因为你跑题了,或者“这个根本用不着跟我汇报”。

万达开会也用PPT,但都是极简风格,有规范模板,杜绝花里胡哨。一般开会不许超过10张,给董事长、总裁汇报基本不会超过3张。当然这3张都是筋骨,筋骨后基本上都有超链接,如果领导问细节,后面有更细的。

有些外面广告公司煞费苦心设计精美的PPT,有原因、有背景、有问题,可是悲催的是,这些都会统统被“杀掉”,直奔解决方案。有一个公司做了50多张PPT,结果只听了3张的实质内容。

一家企业要来万达全面取经,涉及到管理、财务、人力、管控、信息化、纪检、企业文化等,万达每个板块的一把手每人讲述一刻钟,每人10张PPT,效率之高、干货之干,令那家企业高管们惊叹不已。

一句话,扯淡的会,万达从来不开。

精简文件[编辑 | 编辑源代码]


着力解决“公文数量过多、质量不高”的问题[编辑 | 编辑源代码]

有的部门单位仍然存在发文就是落实工作的错误思想,工作中以文件落实文件、以文件应付检查的现象依然存在;有的部门单位“小头戴大帽”,本属于本身工作职责范畴的公文也要以市委、市政府或“两办”名义制发;有的有形式没内容,照葫芦画瓢,照抄照搬,没有结合工作实际提出具体措施。下一步,各级各单位务必要从严把握,下发的文件一定要有针对性指导性、有“干货”、有自己的东西。

着力解决“公文体例格式不规范”的问题[编辑 | 编辑源代码]

有的部门单位提报的请示、报告、文件等,都存在体例格式不符合要求的问题,有的甚至层层审签后,依然文不对题、错字连篇,这说到底是工作态度和责任心问题。关于公文体例格式,中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》,省委办公厅、省政府办公厅印发的《山东省<党政机关公文处理工作条例)实施办法(试行)》,都是普发文件,都有非常详细的要求。会后,各级各单位要重新组织学习研究,该规范的规范,该让“两办”把关的及时提报把关,决不能在体例格式上犯低级错误。

规范简报[编辑 | 编辑源代码]


  • 目前,简报满天飞的问题有所抬头,有的部门单位直接向领导报送简报,有的不管简报是否涉密,领导不在办公室时直接将材料从门缝塞进去,很不严肃。

备案审批[编辑 | 编辑源代码]

实行简报登记备案制度,凡未经备案登记的,一律不得对外印发报送,对违规印发报送的在全市范围内通报批评。

严控数量[编辑 | 编辑源代码]

市直部门单位对外印发报送的工作简报,原则上每个单位只保留1种。议事协调机构和临时机构原则上不得对外印发报送简报,确需报送的,应当以其办公室所在部门的工作简报为载体,不得以内部资料形式报送。确有工作需要的综合性部门,经市委、市政府审批同意,可适当增加1—2种工作简报。

报送渠道=[编辑 | 编辑源代码]

各类纸质或电子版工作简报,要分别报“两办”文秘科按程序办理。除市委、市政府领导同志明确要求报送本人外, 严禁各类简报资料直报领导同志个人。

会议活动[编辑 | 编辑源代码]

  • 进一步规范会议活动,严格程序,严肃纪律,确保会议活动质量。
  • 会议活动是党委、政府安排部署工作、推进落实的重要形式。

突出问题[编辑 | 编辑源代码]


程序“倒流”[编辑 | 编辑源代码]

对需要市委、市政府主要领导参加的会议活动,个别单位程序意识、规矩意识不强,工作随意性大,不按规定与“两办”沟通对接,不按程序通过“两办”提报,而是直接单报市委、市政府主要领导同志了事,由于缺乏“两办”的协调安排,常常导致工作出现断档、脱节,甚至有的会议活动出现冲突,给各方面带来被动。

主体责任不落实[编辑 | 编辑源代码]

对需要市委、市政府主要领导参加的会议活动,有的承办单位仅仅满足于起草方案,片面认为市委、市政府主要领导参加就是“两办”的事,相关事宜与“两办”沟通后,就当甩手掌柜。

会风会纪不严肃[编辑 | 编辑源代码]

少数领导干部对会风会纪不重视,存在不接通知要求参会、擅自安排他人替会、开会期间交头接耳、接打电话、迟到早退、精力不集中等现象,影响了会议效果和任务落实。

工作要求[编辑 | 编辑源代码]


严格工作程序[编辑 | 编辑源代码]

进一步增强规矩意识和程序意识,遇到重要工作、紧急任务等情况,要按照有关规定要求,坚持逐级请示报告,及时与“两办”沟通对接,按程序向市委、市政府汇报,坚决杜绝办事程序倒置现象。相关程序在<实用手册>中都作了明确,会后,各位办公室主任要认真研究,确保在程序方面不出问题。这里讲一下事前汇报工作和会议活动按程序办理的关系问题。会议活动是推动工作的有效载体,向市委、市政府主要领导同志汇报同意,并不是会议活动的全部,而仅仅是开始。领导同意后,要按程序与“两办”沟通,起草完善方案,协调对接各方面,齐心协力抓好落实。

严明责任主体[编辑 | 编辑源代码]

市委、市政府主要领导同志参加的会议活动一经确定后, 由承办单位具体承办,并做好会议活动联系对接、方案起草送审、组织实施等工作。各级各单位要按照“谁起草方案、谁为责任主体”的原则,抓好会议活动的组织实施,“两办”全程参与、协调指导, 准确掌握各环节相关筹备安排情况,并做好会议活动统筹协调等相关服务工作。

严肃会议活动纪律[编辑 | 编辑源代码]

要严格按照会议活动要求安排相关同志参加会议,确有特殊情况不能参加,必须提前向有关领导请假, 指定相关人员参加,并将请假情况及时告知“两办”。期间,要严格遵守会议活动纪律,严禁无故迟到早退,严禁会议期间接打电话、交头接耳、会场内来回走动,以及从事其他与会议无关的事情,集中精力开好会。“两办”要严格会议通报制度,不定期对会风会纪进行暗访,暗访情况全市通报,对情节严重的,依规依纪提出处理意见。

  • 万达开会没人敢迟到

很多公司大大小小的会,慢悠悠来的人不在少数,既影响大家的情绪,又影响开会的效率。

在万达,如果你敢迟到,你一定会很难堪!这不是指要罚你多狠,指的是你自己的心理体验,很难堪。

曾经有个总经理级别的领导第一次开总裁会,当时通知的时间是9点,他“掐点”去的,一进会场,大家都用异样的眼神看他,看得他心里直发毛。会后,有同事好心提醒:下次早点来吧,就你敢“掐点”来。第二次开会,他提前5分钟来了,但是还是被大家每个人异样的目光“瞩目”了一番。他不解,后来才知道,在万达开会有个不成文的规定:大大小小的会,下一级一定会比上一级提前早到5-10分钟。这不仅是一种尊重,更是一种对待会议的态度。

  • 万达开会不许找替身

参会各方不能随便派人听听会、走过场。派来的人要能拍板,能定意见,参会不是代表个人,是要代表部门参会,不能涉及到部门时说:“不清楚”、“不归我负责”、“我回去汇报后才能确定”。一句话,找个能管事的来开会就对了。

领导问什么就答什么,不能答非所问。有些人开会,领导一问到某关键事项是否完成时,就采取迂回战术讲一大堆的没有完成的理由。其实领导最关心结果,可以先讲结果,如领导需要再阐述原因即可。

汇报不能找替身,如果副总裁听会,必须总经理汇报,如果总裁听会,必须副总裁汇报。这就保证领导必须身体力行,必须全面了解,决不允许你找个具体负责的人来替你作汇报。

万达的领导,个个都是行家,谁也蒙不了谁。

规范议题提报[编辑 | 编辑源代码]

从目前议题提报情况看,绝大部分单位都能够按照规定程序, 及时向市委办公室综合科备案, 但也有极个别单位对需提交常委会研究的议题,末按程序及时备案, 临时增加议题, 甚至有时市委主要领导签批议题表后又临时增加议题,造成工作被动。下一步,各部门单位要按照有议题及时备案的要求,第一时间向市委办公室综合科备案。今后,无特殊情况,一般不允许临时增加议题。

会务安排[编辑 | 编辑源代码]

  • 万达精细的会务手册

如果你有幸得到一本万达大中型会议会务手册,即便你不是组织活动出身,基本你组织其他的会议,也能得心应手了。细节,是万达开会最关键的。除了参会必要的流程、参会人员、参会的主题、会议每一个议程的时间……甚至参会人员每人每天每场在哪个桌子开会,需要穿什么服装,在哪个餐厅、哪个位置就餐,参会当天的天气如何等都有详细的说明和介绍。

万达年会的胸卡就是一个浓缩的会务流程,一个小卡片就是一个为你私人定制的数据库。以2013年年会的胸卡为例,胸卡的正面是你的照片、姓名、部门、职务等信息。背面,是两天会议的全部的流程:第一天,晚宴地点、具体时间、每人就餐的桌号;第二天,开大会的时间、地点、每人的座位号,分论坛的场次、时间、地点、每人的座位号。看完这一张卡,你这两天该怎么做一目了然。

外出请假报备[编辑 | 编辑源代码]

加强和完善领导干部外出请假报备工作, 是坚持从严管党治党、从严管理干部的具体体现。

突出问题[编辑 | 编辑源代码]

从目前情况看,我市各级领导干部在执行请假报备制度方面总体是好的, 但也存在一些突出问题,主要表现在:个别部门单位主要负责同志不重视,办公室工作人员不积极、不主动,请假报备工作不及时、不规范,有的单位主要负责同志到市外出差、学习、出访、离岗休假等,没有严格执行提前三天请假报备制度,有的出发前一天报备,有的已经出发了才报备,有的搞文字游戏,填写报备表时故意把时间往前提,甚至个别领导干部外出不请假、不报备。

工作要求[编辑 | 编辑源代码]


我们各级办公室具体承担领导干部请假报备相关工作,大家要充分认识做好领导干部外出请假报备工作的重要性,从严守党的政治纪律和政治规矩的高度,进一步提高政治站位,将其作为一项重要纪律,及时提醒领导,及时请假报备。

把握时间要求[编辑 | 编辑源代码]

主要有两个时间节点:一是什么时间请假报备。领导干部外出须提前3天请假报备,按程序报批后方可成行。因紧急事项临时外出的,或在外出期间因临时任务需要延长请假期限的,要立即向有关领导同志报告,同步履行请假报备手续,并书面说明原因。二是什么时间销假。领导干部返回工作岗位后,要第一时间电话向市“两办”报告,及时销假。

把握程序要求[编辑 | 编辑源代码]

对请假报备工作,去年市里下发了泰办发(2016) 25号、室字(2016) 14号两个文件,最近市“两办”又专门下发<关于进一步严肃请假报备工作纪律的通知>,对领导干部请假报备的范围、程序、工作要求和督查问责等作了详细规定。今天会上印发的<实用手册>也对相关要点作了强调,希望大家回去后要学深学透,向本单位主要领导作好汇报,制定具体措施,明确人员,明确程序,抓好落实。

把握相关纪律要求[编辑 | 编辑源代码]

市“两办”将从三个方面加大工作力度:一是把领导干部外出请假报备工作作为落实全面从严治党主体责任、贯彻执行中央八项规定精神的督查内容。“两办”每年开展一次专项检查,平时不定期抽查,节假日期间重点检查,并视情进行通报。二是领导干部请假期间,必须保持通讯联络畅通。应请假末请假或末如实请假以及出现6失联情况的,视为擅自脱岗。领导干部本人必须向市委、市政府作出书面说明,造成不良后果的,由有权限的纪检监察机关、组织部门按有关规定从严作出处理。三是进一步落实各级各单位办公室主任请假报备工作第一责任人的职责。对不按规定履行请假报备手续的,出现1次,“两办”将对办公室主任进行约谈;出现2次,责成所在单位作出书面说明,并在全市通报;出现3次,建议所在单位对其作出组织处理。

自身建设[编辑 | 编辑源代码]

工作制度[编辑 | 编辑源代码]

参考:某地政府规范手册和工作流程